让信息化建设成为提升勘察设计单位核心竞争力及创新能力的强劲引擎

——青岛腾远设计事务所有限公司信息化经验介绍

青岛腾远设计事务所有限公司（以下简称腾远）创立于1996年，是一家多元化、综合性的工程实践咨询机构。多年来专注于建筑工程设计、城市规划设计、景观园林设计、室内设计、市政设计及工程咨询等领域的专业服务，为客户提供系统和创新性的解决方案。除青岛本部外，腾远已在烟台、济南、武汉、上海等地区设立了分支机构，业务范围遍及全国乃至国外。现汇聚专业人才一千余名，包括来自国内外多元的教育背景、经验丰富、专注创新的建筑师、工程师、项目经理等。近年来，腾远高度重视信息化建设，取得了较大成绩，2016年获评中国勘察设计协会全国工程勘察设计行业“十二五”期间实施信息化建设先进单位称号。

随着互联网、通讯、计算机技术的飞速发展，“互联网+”正加速与各行业相互融合，腾远早已意识到信息化建设在企业经营管理、项目管理、设计流程标准化、新技术应用等方面的重要作用。然而受缺乏现有成熟案例参考、勘察设计行业信息化进程相对滞后等不利因素制约，腾远的信息化建设仍充满挑战。在腾远高层领导的大力支持下，我们最终摸索出了腾远自己的信息化建设道路。

腾远信息化建设大致分为前期调研、项目整体规划咨询、基础建设（硬件软件部分）、应用系统逐步构建、信息化系统培训应用等五大阶段。

一、前期调研

通过对比国内外其他大型勘察设计单位并结合对腾远现状的分析，我们认为信息化是管理的手段而非目的。信息化建设过程中的问题也是管理的问题，管理需要信息化给出解决方案，同样信息化建设也要为管理指出改进方向。通过信息化建设来拓展管理思维，带动管理创新，给管理方式提供更多的可能。

我们从公司整体状况出发，从产值、员工构成、组织架构等方面入手，将公司运营管理大体分为：经营运营线；财务管理线；技术质量线；专业生产线；行政人力线；档案知识线等六大管理线。通过对六大管理线的分析，我们确立了公司信息化建设的基本目标：基于战略，建立系统，梳理流程，提高效率。

针对不同的管理线，构建不同的信息化体系。目前国内勘察设计行业的应用综合解决方案，大多存在着深度不够、“样样有，样样不精”的问题。我们认为选择一个开放式、支持二次开发的平台或配置尤为重要，不但方便信息化系统的实施，也大大节约了后期维护成本。

二、项目整体规划咨询

我们在对公司各条管理线现状及信息化意识分析的基础上，编写信息化整体规划方案，并通过与相关负责人的沟通调研，与公司管理规划寻找契合点，共同完成规划方案，并最终达成后续实施步骤以及计划。

其中，我们与各部门主要负责人及熟悉本部门相关业务的骨干员工通力配合、统一思想，对现有工作职责、流程、规范、数据标准等进行共同研讨，集中收集用户使用的各种表格、工作职责、工作流程、工作规范、相关数据标准、业务标准等资料，坚持由粗到细、渐进明晰、持续完善的原则，最终确定了信息化各模块的任务及功能需求。

三、基础建设（硬件及软件通用部分）

为确保后续信息化系统正常进行，我们首先对硬件环境及通用软件环境进行了分析与构建，包括机房改造、建立企业活动目录、正版软件Lic服务、虚拟化服务、构建企业无线网络系统、Vpn方案、企业防火墙、企业防垃圾软件邮件系统、企业级防病毒系统、备份系统、高可用热备、服务器监控体系、企业文件系统、企业分布式文件系统、文件传输系统、企业邮箱、企业及时消息系统、视频会议系统、电话会议系统等19大类。

同时，我们进行了信息化规范建设，包括：

1、账号使用规则。

2、网络使用规则。

3、数据共享规则。

4、IT设备配置的标准。

5、软件使用规定。

6、数据安全规则。

7、公司设备的配置标准。

通过信息化规范的建设，促进员工合理利用公司资源，为信息化系统的后续运维减少了很大压力并极大节省了相关成本。

四、应用系统的逐步构建

为实现“基于战略，建立系统，梳理流程，提高效率”这一基本目标，我们构建了腾远所需的应用系统——OA、ERP及协同设计体系。主要内容包括：分析腾远管理逻辑、构建未来管理模式，搭建符合要求的管理应用系统、实施管理应用系统。

1、腾远OA系统——建立公司内部的办公协作体系，以实现信息发布、公文流转，办公电子化。包括：腾远公司门户、协同办公平台、个人事务平台、知识管理平台等。

2、腾远ERP系统——括营销管理、项目管理、人力资源管理、财务管理等模块。

3、腾远综合生产管理平台系统（协同设计）——建设一个跨地域、跨绘图平台、与管理系统紧密结合的设计生产系统，确保设计质量管理的可控性、提高设计效率与专业配合水平、加强统计汇总与监督、实现设计进度与资源的合理配置与优化。

五、信息化系统的培训及应用

在公司高层领导的全力支持下，全体腾远人统一认识，由信息部、协同部等部门牵头，信息化系统各模块被迅速应用到企业的日常运营中。同时，加大系统培训力度是信息化系统有效推行的基础，我们专门制定了培训计划，针对不同层次的员工分组分批分模块的进行针对性培训。中层领导尤其是具体使用系统的部门领导是系统的主要推动者，因此我们加大了对中层领导的培训力度。对公司高层领导我们还采取一对一的培训方式，最大限度地消除新系统的使用障碍，尽快使用户体验到信息化建设带来的好处。

在新系统推广应用的过程中，我们对用户提出的修改和改进建议进行分析和总结，涉及多个部门的修改意见经协商确认后，进行了一系列改进，使公司信息化建设的实施效果得到了提升。

小结

根据管理的需要，小步快跑，分步实施。

信息化建设的目标是让信息化手段帮助到公司管理的转型、进步，推进新技术在产品中的迅速应用，不能为了信息化而信息化，将线下的Excel 搬到线上，而忽略信息化原有的目的及作用。同时我们也认识到，任何一个公司在管理上进行转型，都是需要时间的，切忌不能追求速度而违背事情的规律，需要根据实际情况，分步骤进行，信息化建设应该顺势而行，不应该拔苗助长。

基础建设扎实稳固，尽可能采用成熟方案。

基础建设是一笔不小的费用，很多公司在选择的时候对于性价比的考虑较多，但不能损失稳定性指标，因为这是后续信息化建设的依托，未来的管理系统都建立在这个基础之上。

信息化为管理服务，信息化牵引管理改进。

成熟的信息化系统是管理的结晶，多学习信息化系统背后的精髓，尽可能去理解并运用，通过信息化建设的不断加深，在运用中发现问题并对信息化系统进行持续改进。

经过腾远信息化建设的实践，信息化系统各模块应用基本实现了预期目标，企业的管理水平、新技术应用水平、设计流程的标准化水平等各个方面均得到较大提升。我们认为信息化建设确实是提高勘察设计单位管理水平的有效途径，是助力提升勘察设计单位核心竞争能力、促进企业创新的强劲引擎。

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